檔案工作是一項專業(yè)性很強的工作，檔案的裝訂、整理、保護等都需要一批專業(yè)的人才及專業(yè)的設(shè)備作為支撐，檔案裝訂機，檔案盒打印機等都是在檔案裝訂過程中必不可少的檔案辦公設(shè)備，檔案盒的封面及背脊填寫也是至關(guān)重要的。

(1) 檔案盒封面

檔案盒的封面應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱標(biāo)明全宗名稱(即立檔單位名稱)。

一般全宗名稱要求使用橡皮條章蓋印，也可以直接印制。

(2) 檔案盒脊

檔案盒脊應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同(即豎放與橫放)，在盒脊或底邊設(shè)置檢索項，包括以下六項：

① 全宗號：當(dāng)?shù)貒�家綜合檔案館給立檔單位編制的代號。一般可空著不填。

② 年度：盒內(nèi)歸檔文件的所屬年度，應(yīng)填寫檔案的形成年度，并填寫全稱，如2020

③ 保管期限：盒內(nèi)歸檔文件劃定的保管期限，視其檔案保存價值由立檔單位確定，并填寫全稱，如“永久”。

④ 機構(gòu)(問題)：填寫機構(gòu)是指本機關(guān)內(nèi)部機構(gòu)，如“人事科”、“財務(wù)科”等；填寫問題是指按問題分類的類目名稱，如“人事類”、“財務(wù)類”等。

⑤ 起止件號：即填寫盒內(nèi)第一份和最后一份文件的件號，中間用“一”號連接。室編件號由檔案室負責(zé)填寫，首編件號由檔案館填寫。

⑥ 盒號：檔案盒的排列順序號。